Bolesław Maliszewski Blog

Witam wszystkich,
W swoim pierwszym artykule chciałbym opisać problem z jakim miałem styczność w pracy . Od lat u nas w Firmie używam MS Outlook z pakietu MS Office jako klienta poczty. Dotychczas aby usprawnić sobie pracę używałem podfolderów do grupowania nadchodzącej poczty prostych reguł przenoszących pocztę do właściwych podfolderów. Celowości grupowania poczty muszę chyba nikomu tłumaczyć, a same reguły jako takie są znane od lat.

Gdy nadszedł Outlooka 2007…

Wraz z nadejściem nowej edycji Outlooka, same reguły i podfoldery przestały być wystarczające. Prawdopodobnie w wyniku błędu w samej aplikacji, w momencie nadejścia nowej poczty przestała pojawiać się mała koperta w obszarze powiadomień (ang. systray) oraz wyskakujące na parę sekund (zależnie od konfiguracji) okienko z dokładniejszą informacją o poczcie.

Jako że outlook nie jest moim jedynym narzędziem i w czasie pracy jest on cały czas zminimalizowany w oczekiwaniu na nową pocztę. Niestety nie mam nawyku co chwilę przerywania pracy i sprawdzania czy nadeszła jakaś ważna poczta. Toteż wystarczyło odejść na moment od komputera, aby przegapić fakt, że w skrzynce pocztowaj jest coś ważnego. Co gorsza, siedząc przy konsoli też nie było tej informacji, gdyż outlook nie powiadamiał w żaden sposób o nowej poczcie. W ten sposób zostałem zmuszony do poszukiwania jakiegoś rozwiązania.

Śledztwo

W pierwszej kolejności odkryłem, że powiadomienia pojawiają się tylko dla poczty dla której nie była zdefiniowana reguła przenoszenia do podfolderu (czy właśnie dla tej ważnej ). Usunięcie reguł powodowało wielki zamęt w poczcie, a grupowanie np. po nazwisku nadawcy było niewystarczające. Rozwiązaniem okazało się zastosowanie folderów wyszukiwania…

Scenariusz

Pomysł jest taki, żeby każdy ważny nadchodzący mail został oznaczony kategorią - u mnie taka kategoria nazywa sie tak jak osoba od której przychodzi mail. Do oznaczania maili kategoriami wykorzystamy reguły. Dla każdej kategorii dodatkowo utworzymy folder wyszukiwania gromadzący maile o takie właśnie kategorii. W ten sposób uzyskamy maile będa grupowane w folderach wyszukiwania, a jednocześnie wciąż pozostaną w skrzynce odbiorczej i tym samym wyświetli się dla niech odpowiednie powiadomienie.

Rozwiązanie

1. Należy utworzyć tyle kategorii, ile wcześniej używaliśmy podfolderów. Innymi słowy, każda reguła kopiująca maila do podfolderu powinna znaleźć odzwierciedlenie jako kategoria.  Wybieramy opcję “Wszystkie kategorie…”

2. Tworzymy niezbędne kategorie oraz przydzielamy im kolory

3. Wybieramy z menu “Narzędzia” opcję “Reguły i alerty”

4. Podobnie jak w przypadku reguł przenoszących maile do podfolderu, tym razem tworzymy reguły przydzielające kategorie. Dla każdej wcześniej zdefiniowanej kategorii tworzymy regułę, która zależnie od wybranych warunków przydziela mailowi odpowiednią kategorię.

5. W oknie “Foldery poczty” odszukujemy “Foldery wyszukiwania” i tworzymy folder dla każdej z wcześniej utworzonych kategorii.

6. Wpisujemy nazwę folderu i po wciśnięciu przycisku “Kryteria…” w nowym oknie przychodzimy na zakładkę “Więcej opcji”, a następnie przycisk “Kategorie…”. W liście kategorii zaznaczamy odpowiednia kategorię.

7. Po zdefiniowaniu wszystkich folderów możemy ręcznie uruchomić reguły z okna listy reguł, tak aby nadać odpowiednie kategorie mailam w skrzynce pocztowej. Dla ułatwienia można przeciągnąć foldery wyszukiwania do listy “Foldery ulubione”.

Naturalnie pokazany mechanizm może być wykorzystany całkiem inaczej. To jest jedynie jeden z przykładów. Wszystkich tych którym artykuł pokazał coś interesującego, jak również tych, których zanudziłem na śmierć - zapraszam do komentowania:)