Published by Bolesław Maliszewski on 12 kwietnia 2008 at 05:08 po południu
MS Outlook 2007 - reguły z podfolderami oraz brak powiadomienia i koperty przy nadejściu nowej poczty
Witam wszystkich,
W swoim pierwszym artykule chciałbym opisać problem z jakim miałem styczność w pracy . Od lat u nas w Firmie używam MS Outlook z pakietu MS Office jako klienta poczty. Dotychczas aby usprawnić sobie pracę używałem podfolderów do grupowania nadchodzącej poczty prostych reguł przenoszących pocztę do właściwych podfolderów. Celowości grupowania poczty muszę chyba nikomu tłumaczyć, a same reguły jako takie są znane od lat.
Gdy nadszedł Outlooka 2007…
Wraz z nadejściem nowej edycji Outlooka, same reguły i podfoldery przestały być wystarczające. Prawdopodobnie w wyniku błędu w samej aplikacji, w momencie nadejścia nowej poczty przestała pojawiać się mała koperta w obszarze powiadomień (ang. systray) oraz wyskakujące na parę sekund (zależnie od konfiguracji) okienko z dokładniejszą informacją o poczcie.
Jako że outlook nie jest moim jedynym narzędziem i w czasie pracy jest on cały czas zminimalizowany w oczekiwaniu na nową pocztę. Niestety nie mam nawyku co chwilę przerywania pracy i sprawdzania czy nadeszła jakaś ważna poczta. Toteż wystarczyło odejść na moment od komputera, aby przegapić fakt, że w skrzynce pocztowaj jest coś ważnego. Co gorsza, siedząc przy konsoli też nie było tej informacji, gdyż outlook nie powiadamiał w żaden sposób o nowej poczcie. W ten sposób zostałem zmuszony do poszukiwania jakiegoś rozwiązania.
Śledztwo
W pierwszej kolejności odkryłem, że powiadomienia pojawiają się tylko dla poczty dla której nie była zdefiniowana reguła przenoszenia do podfolderu (czy właśnie dla tej ważnej 
). Usunięcie reguł powodowało wielki zamęt w poczcie, a grupowanie np. po nazwisku nadawcy było niewystarczające. Rozwiązaniem okazało się zastosowanie folderów wyszukiwania…
Scenariusz
Pomysł jest taki, żeby każdy ważny nadchodzący mail został oznaczony kategorią - u mnie taka kategoria nazywa sie tak jak osoba od której przychodzi mail. Do oznaczania maili kategoriami wykorzystamy reguły. Dla każdej kategorii dodatkowo utworzymy folder wyszukiwania gromadzący maile o takie właśnie kategorii. W ten sposób uzyskamy maile będa grupowane w folderach wyszukiwania, a jednocześnie wciąż pozostaną w skrzynce odbiorczej i tym samym wyświetli się dla niech odpowiednie powiadomienie.
Rozwiązanie
1. Należy utworzyć tyle kategorii, ile wcześniej używaliśmy podfolderów. Innymi słowy, każda reguła kopiująca maila do podfolderu powinna znaleźć odzwierciedlenie jako kategoria. Wybieramy opcję “Wszystkie kategorie…”
2. Tworzymy niezbędne kategorie oraz przydzielamy im kolory
3. Wybieramy z menu “Narzędzia” opcję “Reguły i alerty”
4. Podobnie jak w przypadku reguł przenoszących maile do podfolderu, tym razem tworzymy reguły przydzielające kategorie. Dla każdej wcześniej zdefiniowanej kategorii tworzymy regułę, która zależnie od wybranych warunków przydziela mailowi odpowiednią kategorię.
5. W oknie “Foldery poczty” odszukujemy “Foldery wyszukiwania” i tworzymy folder dla każdej z wcześniej utworzonych kategorii.
6. Wpisujemy nazwę folderu i po wciśnięciu przycisku “Kryteria…” w nowym oknie przychodzimy na zakładkę “Więcej opcji”, a następnie przycisk “Kategorie…”. W liście kategorii zaznaczamy odpowiednia kategorię.
7. Po zdefiniowaniu wszystkich folderów możemy ręcznie uruchomić reguły z okna listy reguł, tak aby nadać odpowiednie kategorie mailam w skrzynce pocztowej. Dla ułatwienia można przeciągnąć foldery wyszukiwania do listy “Foldery ulubione”.
Naturalnie pokazany mechanizm może być wykorzystany całkiem inaczej. To jest jedynie jeden z przykładów. Wszystkich tych którym artykuł pokazał coś interesującego, jak również tych, których zanudziłem na śmierć - zapraszam do komentowania:)
Kasia on 29 sierpnia 2008 at 12:00 po południu #
Witaj Bolku
Rozwiązanie Twojego problemu odnośnie powiadomień o poczcie automatycznie przenoszonej do podfolderów jest dużo prostsze. Przy definiowaniu reguł przenoszenia możesz zaznaczyć (poza przenoszeniem do folderu) opcję pokazywania ‘alertu na pulpicie’ (wróci parosekundowe powiadomienie) oraz ewentualnie pokazywanie tresci powiadomienia w oknie alert o nowym elemencie (to zastąpi kopertkę w trayu).’
Pozdrawiam,
K.
Bolesław Maliszewski on 29 sierpnia 2008 at 12:15 po południu #
Witaj Kasiu,
Próbowałem rozwiązania, o którym mówisz na początku. Kłopot w tym, że koperta w tray’u jest kluczowa. Bo alert znika po paru sekundach i gdy nie ma mnie przy komputerze przez parę minut, to nie widać, że przyszedł mail. Muszę wtedy zmaksymalizować outlook’a, żeby sprawdzić czy jest nowa wiadomość, a to jest niewygodne i mimo wszystko w natłoku obowiązków prowadzi do opóźnień w czytaniu wiadomości. Musi być alert i kapeta, bądź inny ślad informujący mnie, że coś czeka w skrzynce.
pozdrawiam
Bolesław Maliszewski
kajetan on 14 października 2008 at 2:30 po południu #
Witam,
przyglądam się Waszej rozmowie i wydaje mi się, że Kasia ma rację. Nie pojawia się koperta w trayu, ale w zamian pojawia się alert na pulpicie w postaci listy emaili. Nie gaśnie dopóki użytkownik nie zamknie okna. Do tego jest standardowe paro sekundowe powiadomienie w prawym dolnym rogu. Dodatkowo można zaznaczyć opcję Odtwórz Dźwięk i mamy komplet.
Dziękuję za poruszenie tego tematu. Szczerze mówiąc, nie wpadłem na to, żeby poszukać w opcjach reguły
Pozdrawiam
Kajetan
Bolesław Maliszewski on 14 listopada 2008 at 11:19 przed południem #
Faktycznie, mamy w takim razie dw rozwiązania tego problemu. Efekt tak czy inaczej jest osiągnięty - po odejściu na jakiś czas od komputera i ponownym powrocie - nie trzeba kontrolować outlooka, gdyż on sam nas powiadomi o nowej poczcie :).